2020年初頭より各社で対応を迫られた感染症対策のみならず、元来日本は地震や台風、水害などの天災に加え、インフルエンザ罹患による自宅隔離、大型国際イベントのための公共交通機関の利用規制など、従来型の業務に制約が掛かる要因には事欠きません。
各企業は、「通勤し出社し集まって業務を行う」「対面で説明／情報共有する」「紙や印鑑を使用して業務を行う」といった、従来型のワークスタイルに制約されずに事業遂行が可能な業務・IT環境の整備が必要となりました。
NHSは企業の商習慣／法令対応／社内業務慣習／ＩＴインフラを見直し、リスクコントロールやワークスタイル変革を促すリモートワーク展開をＩＴの面から支援します。
従業員がいつでもどこでも業務を遂行できる環境を整備するためには、様々な課題があります。
主に、「紙に捺印」で取引する商習慣、原本主義を原則とする法令への対応、「紙に検印」で回す社内稟議の習慣、自宅など社外では社内と同等の情報を操作できないＩＴインフラ面での制約などが挙げられます。
業務／文書の「紙」を用いた取引・業務運用・記録保管は、作業場所が限定され、リモートワークの障害となるだけでなく、紛失・盗難・火災・災害による消失などの有事の際、状況把握や回復が難しく、BCP策定や内部統制の妨げにもなります。
NHSは、長年にわたり企業のペーパーレス化を支援してきた経験をもとに、法令要件にも配慮しつつ、セキュアなＩＴ基盤上で業務のデジタル化を行い、アクセスログや変更履歴の保持と共に内部統制の強化やBCP対策にもつながるソリューションをご提案します。
＜リモートワーク対応のポイント＞
■ 取引文書のデジタル化
電子契約、電子取引、PDFメール添付などによる請求書や注文書の電子配信、FAXの電子化など、デジタル化の方法は色々ありますが、取引先と合意した、お互い負荷のかからない運用が求められます。
■ 法令対応によるデジタル化
法令上保管義務のある文書は、原本主義の原則にのっとり、紙の証憑・文書などの原本を保管することが求められます。
これらの証憑・文書の電子保管／運用・原本破棄のためには、電子帳簿保存法などの要件に対応し、申請・承認を得る必要があります。
■ 社内文書のデジタル化
社内の内部統制規約にもとづいて、情報共有範囲や決裁ルートをシステム上で再現し、だれが、いつ、どのような操作を行ったかなどの操作履歴を事後にトレースできる仕組みが必要です。
統合電子帳票基盤「Paples(パピレス)」リモートワークソリューション
帳票・文書の電子化 / 電子検印・電子承認・簡易ワークフロー / PDFメール添付配信・私書箱連携 / インターネットFAX連携 / 電子帳簿保存法対応
電子契約・電子取引クラウドサービス「DocYou(ドックユー)」
電子取引・電子契約 / 電子承認
SAPシステム 電子承認機能「Speed-I ワークフローテンプレート」
マルチデバイスワークフロー / 電子承認
会議のために資料を紙に印刷して出席者に配る、といった対応は資源と労力の無駄として企業内から消滅しつつあります。各人がノートＰＣやタブレットなどのモバイル端末を持つ現在では、会議のためだけの出社や出張、営業活動さえ対面で行う必要性は減少しました。
しかしこのようなオンラインでの従業員の活動を効率的に支援し、管理統制するためには、情報共有や文書管理のためのＩＴ基盤、従業員の活動を見える化するツールが必要です。
＜リモートワーク対応のポイント＞
■ 営業活動のデジタル化
営業活動の属人化を防止し、デジタル化した顧客情報や交渉履歴などをチーム内でリアルタイムに共有できる仕組みが必要です。
また、営業活動の見える化により、マネジメント業務もオンライン上で実施できることが求められます。
営業支援システム「LaXiTera(ラクシテラ)」
活動内容登録・共有 / 日報・週報自動作成・共有 / 顧客情報管理 / 取引上のドキュメント共有
製薬業向け活動支援ソリューション「PharMart(ファルマート)」
MR活動支援SFA / リモート管理コールセンター / プロモーション資材審査プロセスのWeb管理
統合電子帳票基盤「Paples(パピレス)」文書管理オプション
文書の管理・Web共有
可用性の高いリモートワーク環境を実現するためには、Wi-Fiなどの一般的なインターネット環境下で、会社支給のノートPCやモバイル端末から、いつでもどこからでもセキュアに社内と同等にデジタル情報を操作できる必要があります。
さらに、個人所有のPCでもセキュアに社内システムにアクセスできる仕組みがあれば、緊急のリモート対応に有効であるだけでなく、会社からノートPCを支給・手配する手間やコストも低減できます。
また、安定したアクセス環境の担保と災害対応のために、全社共通の業務システムなどをクラウド化することも対応策の一つです。
セキュアVPNソリューション
次世代ファイアウォールPalo Altoを活用したセキュアVPN。アプリケーションを判別し安全なVPNトンネル以外の通信を遮断。GlobalProtectでモバイル端末のセキュリティを確保。
出社時に端末をそのまま社内LANに接続可能。
AWS 仮想デスクトップソリューション(VDI)
Amazon WorkSpacesを活用し仮想デスクトップを実現。様々なディバイスでも同様のデスクトップ環境を実現。個人の端末を有効活用。
クラウドセキュリティソリューション
NHSなら全社共通システム、インターネットゲートウェイもAWSへの移行も可能。
